Der Terminkalender ist voll, das Telefon klingelt und gleichzeitig warten Heil- und Kostenpläne, Abrechnungen und Rückfragen von Versicherungen auf Bearbeitung. In vielen Zahnarztpraxen ist nicht die Nachfrage das Problem. Die knappe Ressource ist Zeit.
Besonders deutlich wird das beim Praxispersonal. Zahnmedizinische Fachangestellte gehören seit Jahren zu den Berufsgruppen, in denen qualifizierte Mitarbeiter schwer zu finden sind. Für Praxen stellt sich deshalb zunehmend eine strategische Frage: Welche Aufgaben müssen wirklich vom eigenen Team erledigt werden – und welche können Spezialisten übernehmen?
Fachkräftemangel bleibt ein strukturelles Problem
Der Fachkräftemangel hat sich zuletzt teilweise entspannt, ist aber keineswegs verschwunden. Eine aktuelle Auswertung der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Nordrhein berichtet für März 2026 von einem rechnerischen Engpass von rund 4.240 Zahnmedizinischen Fachangestellten. Gegenüber dem Vorjahr war der Engpass zwar geringer, dennoch bleibt die Besetzung qualifizierter Stellen schwierig.
Gleichzeitig arbeiten in einer deutschen Zahnarztpraxis durchschnittlich ungefähr zehn Personen. Schon der Ausfall oder die Nichtbesetzung einer einzelnen spezialisierten Stelle kann daher erhebliche Auswirkungen auf den Alltag haben.
Abrechnung braucht Fachwissen und Zeit
Gerade die zahnärztliche Abrechnung ist kein Bereich, der problemlos nebenbei erledigt werden kann. BEMA, GOZ, GOÄ sowie Laborabrechnungen nach BEL oder BEB stellen unterschiedliche Anforderungen. Hinzu kommen Dokumentation, Erstattungsfragen und gegebenenfalls Korrespondenz mit Versicherungen und Patienten.
Fehler können dabei in beide Richtungen teuer werden. Wer Leistungen nicht vollständig oder nicht korrekt abrechnet, verschenkt potenziell Umsatz. Unklare oder fehlerhafte Abrechnungen können andererseits zu Rückfragen, Verzögerungen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen.
Zahnarztpraxen werden wirtschaftlich anspruchsvoller
Die wirtschaftliche Größenordnung moderner Praxen ist erheblich. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes lagen die durchschnittlichen Einnahmen einer Zahnarztpraxis 2024 bei etwa 937.00 Euro. Die durchschnittlichen Aufwendungen lagen bei 632.00 Euro. Diese Zahlen dürfen nicht mit dem persönlichen Einkommen des Praxisinhabers verwechselt werden, zeigen aber die wirtschaftliche Dimension moderner Praxen.
Auch die Arbeitsbedingungen selbst spielen eine Rolle. Tageszeitschriften hat beispielsweise beschrieben, wie Ergonomie in der Zahnarztpraxis gesundes und effizientes Arbeiten unterstützen kann.
Was externe Abrechnung verändern kann
Externe Abrechnung bedeutet nicht zwangsläufig, die Kontrolle über die Praxis abzugeben. Ein gutes Modell definiert genau, welche Aufgaben intern bleiben und welche an einen spezialisierten Dienstleister übergeben werden.
Das kann laufende Abrechnung, Prüfung der Dokumentation, BEMA-, GOZ- und GOÄ-Abrechnung, Laborabrechnung, Erstattungsmanagement sowie die Bearbeitung von Rückfragen und Ablehnungen umfassen.
Spezialisierte Anbieter für externe Abrechnung in Zahnarztpraxen wie Dental.More arbeiten direkt mit zahnmedizinischen Praxen und können den Leistungsumfang an bestehende Strukturen anpassen.
Der wirtschaftliche Vergleich muss vollständig sein
Beim Vergleich zwischen interner und externer Abrechnung reicht es nicht, nur den Preis eines Dienstleisters neben das Gehalt einer Mitarbeiterin zu stellen. Intern entstehen zusätzlich Kosten für Einarbeitung, Fortbildung, Vertretung bei Urlaub oder Krankheit und die Zeit, die Praxisleitung für Rückfragen aufwendet. Umgekehrt hat eine interne Fachkraft den Vorteil, Abläufe und Patienten sehr genau zu kennen. Eine sinnvolle Entscheidung betrachtet deshalb die gesamten Prozesskosten statt nur einen einzelnen Rechnungsbetrag.
Der wichtigste Effekt kann die Entlastung sein
Natürlich muss sich eine externe Dienstleistung wirtschaftlich rechnen. Der Nutzen sollte allerdings nicht nur anhand der Rechnung des Dienstleisters bewertet werden. Relevant ist auch, wie viele interne Arbeitsstunden frei werden und welche Aufgaben Mitarbeiter dadurch übernehmen können.
Eine qualifizierte ZFA, die weniger Zeit für Verwaltungsarbeit benötigt, kann beispielsweise mehr Kapazität für Patientenbetreuung, Assistenz, Prophylaxe oder Praxisorganisation haben. Gerade bei Fachkräftemangel verändert das die Rechnung erheblich.
Auch hybride Modelle sind möglich
Zwischen vollständig interner und vollständig externer Abrechnung gibt es zahlreiche Zwischenformen. Eine Praxis kann etwa die tägliche Dokumentation und einfache Abrechnung intern behalten, während komplexe Fälle, Erstattungsfragen oder regelmäßige Abrechnungsprüfungen extern unterstützt werden. Ebenso kann ein externer Dienstleister zeitweise einspringen, wenn eine Mitarbeiterin ausfällt oder die Praxis stark wächst.
Diese Flexibilität ist gerade für Praxen interessant, die nicht sofort ihre gesamte Organisation verändern möchten. Sie können zunächst einen klar abgegrenzten Bereich auslagern und nach einigen Monaten anhand von Zeitaufwand, Rückfragen und Erlösen bewerten, ob sich das Modell bewährt.
Externe Abrechnung passt nicht automatisch zu jeder Praxis
Outsourcing ist kein Selbstzweck. Eine Praxis mit hervorragend funktionierender interner Abrechnungsabteilung benötigt möglicherweise keine grundlegende Veränderung. Interessant kann externe Unterstützung dagegen sein, wenn eine erfahrene Abrechnungskraft ausfällt, Stellen längere Zeit unbesetzt bleiben, das Team regelmäßig Überstunden aufbaut, viele Rückfragen entstehen oder die Praxis stark wächst.
Mehr Zeit wird zum Wettbewerbsvorteil
Der Fachkräftemangel verändert den Blick auf Effizienz. Früher lautete die Frage häufig: Können wir diese Aufgabe selbst erledigen? Heute lautet sie zunehmend: Sollte unser knappes qualifiziertes Personal seine Zeit dafür verwenden?
Eine Zahnarztpraxis kann medizinisch hervorragend aufgestellt sein und trotzdem durch ineffiziente Verwaltungsabläufe gebremst werden. Wer administrative Prozesse intelligent organisiert, gewinnt deshalb nicht nur Zeit. Er schafft Freiraum für die Menschen, auf die es in der Praxis am meisten ankommt: Team und Patienten.
