Unternehmen verarbeiten täglich eine enorme Menge an Papierdokumenten. Dazu gehören Formulare, Rechnungen sowie handschriftliche Notizen. Unternehmen setzen zunehmend auf automatisierte Systeme, die diese Papierdokumente lesen und die Informationen übertragen können, um Zeit zu sparen. Dieser Prozess wird allgemein als automatisierte datenextraktion bezeichnet.
Anfangs waren Unternehmen ausschließlich auf herkömmliche Methoden zur Zeichenerkennung angewiesen. Diese Systeme hatten jedoch Schwierigkeiten, wenn Dokumente handschriftliche Teile, schlechte Druckqualität oder unterschiedliche Layouts enthielten. Genau hier kommt intelligente Zeichenerkennung zum Einsatz. Automatisiertes Kopieren wird deutlich präziser, wenn intelligente Zeichenerkennung verwendet wird.
Nachteile der Nutzung alter Werkzeuge
Um den Unterschied zu verstehen, lohnt es sich zu betrachten, wie traditionelle Systeme wie ältere Formen der optischen Zeichenerkennung funktionierten, die auch als OCR bezeichnet werden. Klassische OCR eignet sich sehr gut zur Erkennung von gedrucktem Text mit einem bestimmten Muster. Wenn man ihr eine digitale Kopie eines sauberen Geschäftsbriefs mit einheitlicher Schriftart gibt, erkennt die Maschine den Inhalt korrekt. Aufgrund der mangelnden Flexibilität älterer Systeme vergleichen sie jedoch lediglich die Form eines Zeichens mit festgelegten Vorlagen.
Das System kann Handschrift in den meisten Fällen nicht richtig lesen. Menschliche Handschrift unterscheidet sich stark von Person zu Person. Manche schreiben mit dicken Stiften, andere mit feinen Buchstaben, und manche drücken Wörter sehr eng zusammen. Herkömmliche Werkzeuge können mit solchen Variationen nicht umgehen. Wenn sie auf Handschrift treffen, machen sie häufig Fehler oder erkennen Wörter gar nicht.
Einführung intelligenter Zeichenerkennung
Intelligent character recognition (ICR) ist die moderne Weiterentwicklung textlesender Software. Sie vergleicht nicht nur Formen, sondern verwendet ausgefeilte Lernalgorithmen, die die menschliche Art der Zeichenerkennung nachahmen.
Das System funktioniert ähnlich wie das menschliche Gehirn. Es sucht nicht nur nach perfekten Buchstabenformen, sondern beobachtet auch, wie Menschen schreiben. Dadurch wird es mit der Zeit besser darin, unterschiedliche Handschriftstile, Schriftgrößen und sogar sehr unordentliche Handschrift zu erkennen.
Da sich das System anpassen kann, wird es mit jedem verarbeiteten Dokument effizienter. Diese Art von Software wird häufig zusammen mit klassischen Lesesystemen in einer Einrichtung namens OCR ICR verwendet. Gemeinsam können sie gedruckte sowie handgeschriebene Texte auf derselben Seite lesen.
Möglichkeiten, wie das Werkzeug zu zuverlässigeren Daten beiträgt
Während Automatisierung Zeit spart und schnellere Entscheidungen unterstützt, bleibt die Datengenauigkeit äußerst wichtig. Schon eine falsche Ziffer in einer Rechnungsnummer oder ein falsch geschriebener Kundenname kann zu Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und Zeitverlust führen. Das System verwendet mehrere Techniken zur Verbesserung der Genauigkeit.
1. Bildvorbereitung
Nachdem ein Dokument eingescannt wurde, wird das Bild verarbeitet, bevor irgendein Zeichen erkannt wird. Das System entfernt unnötige Hintergründe oder Störungen, korrigiert schiefe Linien und verbessert die Bildschärfe. Dieser Schritt stellt sicher, dass der Text möglichst klar dargestellt wird.
2. Zeichenerkennung
Die Software konzentriert sich nicht nur auf die strikte Form eines einzelnen Buchstabens, sondern betrachtet das gesamte Wort und prüft, welches Muster am wahrscheinlichsten korrekt ist. So kann das System beispielsweise zwischen der Zahl 8 und dem Buchstaben B unterscheiden, selbst wenn die Schrift unklar ist. Detaillierte Strichanalysen werden verwendet, um die Genauigkeit zu erhöhen.
3. Überprüfung des Kontexts
Intelligente Systeme prüfen nicht nur einzelne Zeichen, sondern analysieren das gesamte Wort und den umgebenden Zusammenhang. Wenn eine Person ein Datum handschriftlich schreibt, versteht das System, dass es sich um eine Zahlenfolge und nicht um Buchstaben handelt. Ist ein Zeichen unklar, überprüft das System benachbarte Wörter, um die richtige Bedeutung zu bestimmen.
4. Kontinuierliche Verbesserung
Immer wenn ein menschlicher Mitarbeiter einen vom System erkannten Fehler korrigiert, speichert das System diese Korrektur. Dadurch erweitert es seine Wissensbasis und vermeidet denselben Fehler in zukünftigen Dokumenten. Mit der Zeit steigt die Präzision kontinuierlich an.
Praktische Anwendungen
Diese Technologie kann in zahlreichen Bereichen eingesetzt werden, in denen handschriftliche Notizen weiterhin üblich sind.
- Im Finanzwesen müssen Banken täglich Tausende handgeschriebene Schecks und Kreditanträge bearbeiten. Die präzise Erkennung von Zahlen und Namen durch intelligente Software sorgt für schnellere Bearbeitungszeiten.
- Im Gesundheitswesen füllen Patienten bei Arztbesuchen häufig medizinische Formulare handschriftlich aus. Die Daten werden präzise übertragen und in elektronische Unterlagen integriert.
- In der Logistik schreiben Lieferpersonal und Lagerteams oft kurze Nachrichten auf Versanddokumente. Das System versteht und entschlüsselt diese Informationen, um eine präzise Paketverfolgung zu ermöglichen.
Die wichtigsten Vorteile für Unternehmen
Der Einsatz intelligenter Textlesesoftware kann direkte Vorteile für den Geschäftsbetrieb bringen.
- Weniger Fehler: Manuelle Dateneingabe führt häufig zu Tippfehlern. Herkömmliche automatisierte Methoden funktionieren bei Handschrift oft schlecht. Intelligente Programme hingegen erkennen verschiedene Handschriftarten deutlich präziser.
- Sehr schnell: Die Technologie kann mehrere Seiten innerhalb weniger Sekunden lesen.
- Weniger Kosten: Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Kontrolle von Fehlern, wenn Daten korrekt ausgelesen werden. Dadurch können sie ihre Aufmerksamkeit auf wichtigere Aufgaben richten.
Fazit
Die Automatisierung der Datenerfassung ist für moderne Arbeitsabläufe unverzichtbar, funktioniert jedoch nur dann effektiv, wenn die Daten korrekt sind. Werkzeuge, die ausschließlich für gedruckten Text entwickelt wurden, reichen nicht aus, wenn Unternehmen auf Handschrift oder Dokumente mit geringer Qualität treffen.
Durch den Einsatz intelligenter Zeichenerkennung können Unternehmen sich auf ihre Automatisierungssysteme verlassen, um sowohl gedruckten als auch handschriftlichen Text korrekt zu extrahieren. Die Kombination aus OCR und ICR reduziert den Aufwand manueller Dateneingabe erheblich und verbessert gleichzeitig Geschwindigkeit sowie Genauigkeit moderner Geschäftsprozesse.
